Технический прогресс с каждым годом сокращает расходы на хранение информации, что позволяет таким компаниям - гигантам как Google, не применять стирание файлов и хранить огромные массивы информации. Но что если ваша компания не является таким гигантом?
Стирание файлов: Введение
Залежи архивной информации мало полезны по двум причинам:
Во-первых, чисто на интуитивном уровне вы можете и разбираться в этой массе хранящейся информации, но что делать новому сотруднику? Либо человеку, которому достались эти «залежи» от уволившегося работника?
Во-вторых – внятная политика регламентирующая стирание файлов в компании, поможет ей избежать многих лишних исков и судебных разбирательств, в силу отсутствия доказательств в виде информации.
По этому, очень популярно регламентное стирание файлов, с помощью специальных программ выполняющих стирание файлов.
Внятная политика регламентирующая стирание файлов является важной составляющей частью политики хранения информации компанией.
Регламент и политика стирания файлов может различаться для разных отделов, типов информации и носителей.
Но важно помнить, что мало просто удалить ненужный файл с компьютера – необходимо пользоваться программами гарантированного стирания файлов, или же техническими средствами гарантирующими это.
Программы для надежного стирания файлов можно найти в интернете, но все же для стирания файлов являющихся ключевыми для вашей компании, необходимо использовать специальные программы и спец. средства.
При создании политики хранения и стирания файлов, вы столкнетесь с понятием различных уровней уничтожения данных. Для одного случая достаточно будет простого удаления ненужных файлов с компьютера, либо использования программ гарантированного стирания файлов.
В других случаях необходимо заранее позаботится о технике осуществляющей стирание файлов, мощного шредера для бумаги, программных утилизаторов для жестких дисков и специальных устройств, выполняющих стирание файлов с флеш - носителей.
Важными факторами при создании политики хранения и стирания файлов являются сроки обязательного хранения данных по контрактам и по законодательству, если оно регулирует вашу деятельность. Этот момент надо безоговорочно учитывать, особенно когда выбирается надежная программа для удаления файлов и папок.
Ну и наконец, залогом успешной политики стирания файлов являются не только спец. программы, но и соблюдение, и неукоснительное выполнение сотрудниками установленных правил, а так же обязательства по документированию процесса осуществляющего стирание файлов.